Documents à transmettre à son expert-comptable : les pièces essentielles
Les documents à transmettre à son expert-comptable dépendent de l’activité, du régime fiscal et des missions prévues avec le cabinet. Toutefois, une petite entreprise doit généralement fournir chaque mois ses factures, ses relevés bancaires et les justificatifs liés aux opérations réalisées.
Une transmission régulière évite les recherches de dernière minute. Elle facilite aussi le suivi de la trésorerie, la préparation des déclarations et les échanges avec le comptable.
Les factures clients et les encaissements
Commencez par rassembler toutes les factures émises pendant le mois. Vérifiez leur numéro, leur date, leur montant et le nom du client avant de les déposer dans l’espace prévu par le cabinet.
- Factures clients émises
- Avoirs accordés
- Factures d’acompte
- Justificatifs des règlements reçus
- Liste des factures encore impayées
Ajoutez une courte explication lorsqu’un client règle plusieurs factures en un seul virement ou lorsqu’un paiement ne correspond pas exactement au montant attendu.
Les factures fournisseurs et les dépenses
Rassemblez ensuite les factures liées aux achats, aux abonnements, aux fournitures et aux prestations extérieures. Chaque débit professionnel doit disposer d’un justificatif lisible.
Classez également les avoirs, les remboursements et les factures payées avec une carte personnelle lorsque l’entreprise doit rembourser la dépense. Une note claire aide le comptable à comprendre l’opération.
Organiser les mouvements bancaires et les justificatifs
Les relevés bancaires permettent de rapprocher les paiements avec les factures et les dépenses. Transmettez le relevé complet de chaque compte professionnel, y compris les pages sans mouvement lorsque la banque les génère.
Les pièces liées à la banque
- Relevés des comptes professionnels
- Justificatifs des virements
- Bordereaux de remise de chèques
- Relevés de carte bancaire
- Contrats de prêt ou nouveaux financements
- Tableau des paiements en attente
Signalez les opérations inhabituelles, les virements entre comptes et les apports personnels. Le comptable pourra alors identifier plus vite la nature de chaque mouvement.
Les notes de frais et dépenses réglées personnellement
Une note de frais doit indiquer la date, le motif professionnel, le montant et la personne concernée. Joignez le ticket ou la facture correspondante et précisez le mode de paiement utilisé.
Pour les déplacements, ajoutez les informations demandées par le cabinet. Une dépense sans justificatif ou sans explication peut ralentir le traitement du dossier.
Ajouter les documents sociaux, fiscaux et exceptionnels
La liste des documents à transmettre à son expert-comptable peut s’élargir lorsque l’entreprise emploie des salariés, achète du matériel ou rencontre un événement particulier.
Les éléments liés aux salariés
Lorsque le cabinet prépare les paies, transmettez les variables dans le délai convenu. Indiquez clairement les absences, les congés, les primes, les heures supplémentaires et les changements de situation.
- Heures travaillées et heures supplémentaires
- Congés et absences
- Primes et avantages
- Arrêts de travail
- Nouveaux contrats ou fins de contrat
Les opérations qui sortent de l’activité courante
Informez rapidement le comptable lorsqu’un événement modifie la situation de l’entreprise. Cela concerne notamment l’achat d’un véhicule, un emprunt, une subvention, un sinistre ou l’acquisition d’un équipement important.
Joignez les contrats, tableaux d’amortissement, actes ou courriers reçus. Ces documents ne reviennent pas chaque mois, mais ils doivent rejoindre le dossier dès leur réception.
Transmettre un dossier clair et complet chaque mois
Définissez une date fixe avec votre cabinet et utilisez toujours le même canal de transmission. Un espace partagé ou un logiciel évite les doublons et limite les pièces perdues dans les courriels.
Effectuer un contrôle avant l’envoi
- Vérifier que chaque débit possède un justificatif
- Contrôler les factures clients du mois
- Repérer les documents illisibles
- Ajouter une note pour les opérations inhabituelles
- Supprimer les doublons
- Respecter la date fixée par le cabinet
Les entreprises doivent conserver leurs documents comptables et leurs pièces justificatives pendant la durée prévue par la réglementation. La fiche Service-Public Entreprendre présente les principaux délais de conservation applicables.
Déléguer la préparation mensuelle
Une assistante administrative indépendante peut collecter les pièces, les nommer, les classer et repérer les justificatifs manquants. Elle prépare les documents à transmettre à son expert-comptable tout en laissant au dirigeant la validation des opérations particulières.
Basée à Wormhout, Nathalie Gillegirard accompagne les artisans, les indépendants, les TPE et les PME dans les Flandres, la métropole lilloise et à distance. Découvrez ses services administratifs ou présentez votre besoin depuis la page de contact.